Jotkut – Tapahtumanjärjestäjän opas

Kaikki lähtee ideasta
Idea tapahtumalle tai ohjelmalle voi olla mitä vain. Jotkuissa yleensä teemat liittyvät animeen ja mangaan, joskaan tätä ei ole kiveen hakattu.
Ideasta kannattaa puhua muille.
Kun ideaa on arvottu tarpeeksi, on jonkun lähdettävä viemään sitä eteenpäin, eli ryhdyttävä järjestäjäksi/vastuuhenkilöksi.
Järjestäjiä voi olla useita, kunhan on selvää kuka tekee mitäkin.

Järjestäjä vastaa tapahtuman perusasioista. Näitä ovat:

Järjestäjä voi hoitaa nämä itse, tai delegoida niitä eteenpäin.
Esim 1: Järjestäjä hoitaa kaikki hommat itse (1 hlö, piknikki).
Esim 2: Järjestäjä hoitaa tilat ja ajat, joku toinen hoitaa sisällön ja tiedottaja tiedottamisen (3 hlö, torstainen teemailta).
Esim 3: Järjestäjä hankkii tiimin hoitamaan eri asiat ja itse ohjaa tiimiläisten toimintaa. (n hlö, naitteri).

Hallitus ei yksinään järjestä tapahtumia vaan vastuu niistä on aktiivisilla jäsenillä.
Järjestämisoikeutta ei ole mitenkään rajattu. Jokainen jäsen voi olla järjestäjä, mukaan lukien hallituksen jäsenet.
Naitterien yms. torstai-iltojen ulkopuolisen toiminnan suhteen koululta tai nuorisotalolta käydään kysymässä tiloja ja ne haetaan täyttämällä varauslappu. Lapun allekirjoittaja sitoutuu vastaamaan avaimista, tapahtuman sujumisesta ja loppusiivouksesta.
Hakijan täytyy olla täysi-ikäinen. Tapahtuman ajan valitsee järjestäjä, oman aikataulunsa mukaan.
Tapahtumalle kannattaa varata alkuun järjestelyaika ja loppuun siivousaika.
Järjestäjä voi järjestää itse ohjelmaa, mutta yleensä tätä kannattaa delegoida myös muille.
Ehdotuksia ja ideoita kannattaa kysellä avoin mielin ja ehdotuksiin kannattaa suhtautua lähtökohtaisen positiivisesti.

Hyviä tiedotuskanavia ovat sähköpostilista ja Jotkujen Facebook-ryhmä.
Jotkujen tilaisuudet ovat suljettuja, joten tiedotusta ei tulisi tehdä julkisilla foorumeilla.
Jotkuissa järjestetään suljettuja tilaisuuksia, eli niihin ei päästetä muita kuin jäseniä.
Ilmoituksia viranomaisille ei yleensä tehdä suljetuista tilaisuuksista, näin ollen ei ole tarvetta järjestyksenvalvojille.

Peruskriteerit ovat:

Järjestäjä esittelee tapahtumaideansa tapahtumavastaavalle, jolta saa palautetta. Yleensä tämä riittää.
Jos tapahtumaan tarvitaan rahaa kassasta, järjestäjä esittelee ideansa hallituksen kokoukselle, joka päättää rahan käytöstä.
Yleensä tapahtumia ei hylätä.
Poikkeuksellisissa tilanteissa, kuten laatukriteereitä rikkovan suunnitelman tapauksessa tapahtumavastaava tai hallituksen kokous voi kieltää järjestämisen.

Uusia tapahtumaideoita tarvitaan vanhojen lisäksi.
Yhteenveto: Idea -> Järjestäjä -> Suunnitelma -> Tapahtumavastaava -> (Rahaa) -> Toteutus
Järjestäminen on mukavaa ja opettavaista, kaikki mukaan järjestämään.